Vorbereitung auf Begehungen durch Behörden
Ratgeber - Eine Praxisbegehung steht an
Begehungen können auf Grundlage verschiedener Gesetze erfolgen wie bspw. dem Infektionsschutzgesetz, dem Medizinproduktegesetz, dem Mess- und Eichgesetz oder dem Arbeitsschutzgesetz. Diese Begehungen laufen im Allgemeinen ähnlich, aber unterschiedlich ab und werden durchunterschiedliche Behörden durchgeführt. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht zu den verschiedenen Praxisbegehungen:
Hinweis: Die rechtlichen Grundlagen für Begehungen können sich jederzeit ändern und unterscheiden sich nach Bundesland. Die hier bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar. Für aktuelle Vorgaben wenden Sie sich bitte an die zuständige Landesärztekammer, die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV), das BfArM oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit uns.
| Art der Begehung | Behörde | Anlass | Mehr Infos |
|---|---|---|---|
| Begehung nach IfsG | Gesundheitsamt | Anlasslos oder anlassbezogen nach Verdachtsgrund oder Neueröffnung | Hier klicken |
| Begehung nach MPG und/oder MPBetreibV | Regierungsprasidium / Bezirksregierung /Gewerbeaufsichtsamt | Anlasslos oder anlassbezogen | Hier klicken |
| Konzessionierung nach §30 GewO | Regierungspräsidium | Im Allgemeinen auf Antrag vor Eröffnung einer Privatklinik | Hier klicken |
| Begehung nach MessEG | Eichamt | Anlassbezogen bei Inbetriebnahme eichpflichtiger Messgeräte | Hier klicken |
| Begehung nach ArbSchG, ArbZG, ASiG, NiSG oder JArbSchG | Gewerbeaufsichtsamt / Regierungspräsidium | Anlasslos, anlassbezogen zur Verhütung von Gefahren | Hier klicken |
| Begehung durch kassenärztliche Vereinigung | Kassenärztliche Vereinigung | In der Regel nur bei berechtigten Zweifel an der Qualität der erbrachten Leistungen | Hier klicken |
| Begehung durch Berufsgenossenschaften | Berufsgenossenschaften | Anlasslos | Hier klicken |
Ratgeber: Konzessionierung nach §30 GewO
Eine Begehung durch das Regierungspräsidium im Rahmen der Erteilung einer Konzession nach §30 GewO passiert im Allgemeinen auf Antrag vor Eröffnung einer privaten Gesundheitseinrichtung. Hier werden bauliche Anforderungen sowie Anforderungen in der betrieblichen Organisation geprüft.
Wir unterstützen Sie bei der rechtssicheren Vorbereitung und Durchführung der Konzessionierung und sind auch für Sie bei der Begehung mit vor Ort.
Unsere Leistungen für Sie:
- Bauliche Planung Ihrer Klinik
- Unterstützung bei der Gestaltung von Verträgen und Darlehen
- Vermittlung von Objekten, Handwerkern, Architekten und Rechtsbeistand
- Begleitung bei der behördlichen Begehung
- Überwachung der baulichen Maßnahmen
- Allgemeine Hilfestellungen und Beratung
- Erstellung eines Hygieneplans
- Erstellung von Desinfektionsplänen
- Erstellung von Verfahrensanweisungen
- Erstellung eines Bestandsverzeichnisses
Ablauf einer Begehung zur Konzessionierung
Antragsstellung
Im Allgemeinen stellen Sie rechtzeitig vor Aufnahme des Klinikbetriebs einen formlosen, gebührenpflichtigen Antrag an die zuständige Behörde und reichen alle erforderlichen Unterlagen ein.
Erforderliche Unterlagen können sein: Rechtsform, geplanter Betriebsbeginn, Gesellschaftervertrag, Betriebsbeschreibung, Notfallpläne, Hygieneplan, Lüftungskonzept, Vermögensauskünfte…
Durchführung der Begehung
Die zuständige Behörde benötigt für die Bearbeitung des Antrags erfahrungsgemäß 2 Wochen bis 6 Monate. Ihnen wird rechtzeitig, telefonisch oder postialisch, ein Begehungstermin mitgeteilt. Die Begehung kann je nach Klinikgröße mehrere Stunden dauern.
Aufnahme des Klinikbetriebs
Sie erhalten die Konzession in der Regel postialisch durch die Behörde und können den Klinikbetrieb aufnehmen.
Eine Ablehnung kann nur aufgrund §30 der GewO geschehen – Sie haben dann einen Monat Zeit für einen Widerspruch.
Ratgeber: Begehung nach MPG
Im Rahmen der Überwachung der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben führt die zuständige Behörde, z. B. das Regierungspräsidium, anlasslos nach §26 MPG oder anlassbezogen nach Beschwerde / Meldung ebenfalls Begehungen durch. Hier wird umfangreich geprüft, ob Ihre Medizinprodukte korrekt angewendet und verarbeitet werden. Oft wird diese Begehung auch gemeinsam mit einer Begehung nach dem ArbSchG, ArbZG, ASiG, StrlSchG, NiSG oder JArbSchG durchgeführt – Die Anforderungen sind also ähnlich und die ausführende Behörde ist meist die gleiche.
Wir unterstützen Sie bei der rechtssicheren Vorbereitung und Durchführung dieser Begehung. Auf Wunsch begleiten wir Sie am Tag der Begehung vor Ort und sorgen für ein strukturiertes Abschlussgespräch mit den Behörden sowie für eine rechtssichere Nachbereitung aller Ergebnisse.
Unsere Leistungen für Sie:
- Vorab-Ortsbegehung und Statuserhebung
- Begleitung bei der behördlichen Begehung
- Allgemeine Hilfestellungen und Beratung
- Erstellung / Aktualisierung eines Hygieneplans
- Erstellung / Aktualisierung von Desinfektionsplänen
- Erstellung / Aktualisierung von Verfahrensanweisungen
- Erstellung / Aktualisierung eines Bestandsverzeichnisses
- Durchführung von STKs und MTKs für ihre Medizinprodukte
Ablauf einer Begehung nach dem Medizinproduktegesetz
Mitteilung durch das Amt
Erfahrungsgemäß teilt das Amt Ihnen 4-6 Wochen vor dem Termin telefonisch oder postialisch einen Zeitraum mit, in welchem die Begehung stattfindet und welche Unterlagen benötigt werden – Diese schicken Sie vor der Begehung an das Amt.
Achtung: Bei anlassbezogenen Begehungen kann die betreffende Behörde unter Umständen auf eine vorherige Mitteilung verzichten.
Durchführung der Begehung
Je nach Größe und Umfang Ihrer Praxis dauert die Begehung mehrere Stunden. Die Behörde prüft Ihre Räumlichkeiten, Unterlagen, Sachkundenachweise und Medizinprodukte, spricht mit Mitarbeitenden und schaut sich ggf. Arbeitsdemonstrationen an und prüft den Arbeitsschutz und Ihre QM. Sie sollten bei der Begehung also auf jeden fall Ihre Beauftragten für Hygiene und Qualitätsmanagement dabei haben!
Begehungen sind im Allgemeinen kostenpflichtig – Fragen Sie ruhig nach wenn Sie keine Information bekommen haben!
Abschlussgespräch
Im Anschlauss der Begehung findet ein Abschlussgespräch mit Ihnen statt. Dort erhalten Sie Verbesserungsvorschläge und eine Beratung durch die Behörde. Einige Tagen bis Wochen später erhalten Sie auch ein schriftliches Protokoll mit Fristen zur Behebung.
Bei schweren Beanstandungen dürfen Sie die beanstandeten Medizinprodukte nicht mehr nutzen – Dies wird Ihnen im Anschlussgespräch direkt mitgeteilt. In sehr schwerwiegenden Fällen drohen Ordnungsgelder und eine Schließung Ihrer Praxis.
Ratgeber: Begehung durch das Gesundheitsamt
Nach IfsG §23 und in anderen Fällen darf das Gesundheitsamt zur Prüfung oder zur Ermittlung nach einem Verdachtsgrund Kliniken, Praxen und andere Gesundheitseinrichtungen begehen. Hierbei wird die Einhaltung der hygienischen Maßnahmen geprüft, es geht also um Ihre Unterlagen wie Hygienepläne und Desinfektionsmittelpläne, Chargenkontrolle und Aufbereitung sowie eine räumlische Inspizierung der Einrichtung und Abfrage des Wissensstandes Ihrer Mitarbeitenden.
Wenn die Begehung Teil einer Routinekontrolle ist, ist sie meist kostenfrei – Sie zahlen nur etwagige Laboruntersuchungen.
Wir unterstützen Sie gerne bei einer angekündigten Begehung durch das Gesundheitsamt, prüfen Ihre Hygienemaßnahmen und bereiten Sie rechtsicher auf die Begehung vor. Wir halten uns hierbei an die Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts.
Unsere Leistungen für Sie:
- Vorab-Ortsbegehung und Statuserhebung
- Begleitung bei der behördlichen Begehung
- Erfassungskonzept nosokominaler Infektionen
- Konzept zur Aufzeichnung und Bewertung von Erregern
- Allgemeine Hilfestellungen und Beratung
- Erstellung / Aktualisierung eines Hygieneplans
- Erstellung / Aktualisierung von Desinfektionsplänen
- Durchführung von STKs und MTKs für ihre Medizinprodukte
Ablauf einer Begehung nach dem Infektionsschutzgesetz
Mitteilung durch das Amt
Erfahrungsgemäß teilt das Amt Ihnen 4-6 Wochen vor dem Termin telefonisch oder postialisch einen Zeitraum mit, in welchem die Begehung stattfindet und welche Unterlagen benötigt werden – Im Allgemeinen sind das Ihr Hygieneplan, Reinigungs- und Desinfektionspläne, Unterlagen zu Eigenkontrollen, eine Gefährdungsburteilung nach §7 BioStoffV.
Achtung: Bei anlassbezogenen Begehungen kann die betreffende Behörde unter Umständen auf eine vorherige Mitteilung verzichten.
Durchführung der Begehung
Je nach Größe und Umfang Ihrer Praxis dauert die Begehung mehrere Stunden. Die Behörde prüft Ihre Räumlichkeiten, Unterlagen, Sachkundenachweise und Ihre QM. Häufig muss der Umgang mit dem Sterilisator demonstriert werden und es werden Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden und mit Reinigungspersonal durchgeführt.
Es werden auch Details wie Kühlschranktemperaturen, Desinfektionshäufigkeit von Kinderspielzeit, Pflanzen und Dekoobjekte geprüft
Abschlussgespräch
Im Anschlauss der Begehung findet ein Abschlussgespräch mit Ihnen statt. Dort erhalten Sie Verbesserungsvorschläge und eine Beratung durch die Behörde. Einige Tagen bis Wochen später erhalten Sie auch ein schriftliches Protokoll – Ergeben sich aus der Begehung grobe Mängel, erfahren Sie hier auch die Fristen zur Behebung.
Begehung durch das Eichamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften
Immer mal wieder kommt es vor, dass auch andere Behörden oder Institutionen Sie begehen wollen – Auch hier stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Begehung durch Eichamt
Nach dem MessEG / MessEV kann das Eichamt Ihre Praxis oder Klinik begehen, wenn sie eichpflichtige Messgeräte in Betrieb nehmen – egal ob diese bereits gebraucht sind oder neu. Dies gilt vor Allem für Patientenwaagen, die in Arztpraxen eichpflichtig sind. Bei Waagen für Säuglinge muss dies in regelmäßigen Abständen (4 Jahre) wiederholt werden.
Für die meisten Fälle gilt eine Anzeigepflicht dem Eichamt gegenüber – Üblicherweise haben Sie hierfür eine Zeit von 6 Wochen nach Neuaufstellung.
Begehung durch KBV
Die kassenärztliche Vereinigung kann Sie nur nach Ihrer vorherigen Zustimmung begehen – Diese haben Sie normalerweise bereits bei Vertragsabschluss gegeben. Die KBV kommt nur bei berechtigten Zweifeln an den abgerechneten Leistungen oder der Qualität der Leistungserbringung. Sie erhalten ein Protokoll durch Ihre KDV und haben dann im Anschluss Zeit, die gefundenen Mängel zu beheben.
Begehung durch Berufsgenossenschaft / BGV
De Berufsgenossenschaft begeht Ihre Praxis, um geltende Bestimmungen des Arbeitsschutzes zu prüfen, Gefährdungen zu beseitigen und Sicherheit von Arbeitsabläufen zu prüfen. Ein Termin wird meist im Voraus mit Ihnen gemeinsam geplant, kann jedoch auch unangekündigt stattfinden. Im Anschluss erhalten Sie ein Protokoll, ggf. mit Fristen zur Beseitigung von Mängeln.